David Allen v knize slibuje, že pokud začnete používat jeho ultimátní systém organizace práce (a života), získáte hodiny (možná i dny) volného času navíc a zbavíte se stresu.
A musím říct, že mě přesvědčil.
Aby člověk Mohl mít vše hotovo, musí si definovat zásadní věc – jak to hotovo má vypadat, abychom s tím byli spokojení.
Zdá se to očividné, ale musela jsem uznat, že několik mých projektů trpí právě tímto problémem – nemají dobře definovaný požadovaný výsledek. A jsou to právě ty projekty, které mě nejvíce stresují a nejméně se posouvají kupředu.
Druhou důležitou technikou, když už víme, po jakém výsledku toužíme, je si stanovit, jak se k němu dopracovat. V první řadě přes jaké fáze, pak ale hlavně přes konkrétní aktivity.
Systém Dalšího kroku je pro Allenovu teorii stěžejní, jak sám píše: “Vzal jsem so do hlavy, že naučím lidi přemýšlet a odpovídat na otázku: “Jaký je další krok?” Sním o světe, kde žádná porada, rozhovor ani jiný kontakt dvou lidí neskončí bez jasného rozhodnutí ohledně dalšího kroku…”
Dalším krokem je myšlena konkrétní fyzická činnost, nikdy ne komplexní sled činností. Např. u úkolu Naplánovat oslavu narozenin, by Další krok nebyl pozvat hosty, ale spíš Stanovit seznam hostů. Další Další krok by byl napsat pozvánku a poslední by byl Poslat pozvánku lidem ze seznamu hostů. Protože bez seznamu hostů musíte přemýšlet, komu pozvánku poslat, bez pozvánky musíte přemýšlet, jak ji zformulovat. Dělat obě věci najednou je komplexní mentální činnost, která vás může zastrašit. Allenův systém učí, jak si veškeré komplexní aktivity rozebrat na ty nejmenší jednotlivé úkoly (= Další kroky), se kterými je mnohem snazší se vypořádat.
Tyto první dva body – absence definice ideálního výsledku a nesnáze se stanovováním Dalšího kroku, jsou jen 2 části Allenova systému organizace. Nejdůležitější je ale systém samotný, ve kterém všechny informace, povinnosti, úkoly a data budou mít své stanovené místo.
Mít vystavěný svůj vlastní organizační systém, se kterým se vám bude dobře pracovat, budete ho udržovat v aktualizovaném stavu a pravidelně ho procházet je naprosto zásadní k tomu, abyste mu mohli plně důvěřovat a byli jste schopní pustit z hlavy vše, na čem zrovna nepracujete. Allen uvádí, že problém mnoha lidí je, že si systém vybudují, ale brzy mu přestanou věřit, a nakonec ho zahodí – právě proto, že cítí, že se na něj nemůžou spolehnout (= není funkční, není 100% aktualizovaný). Co si o tom myslíte?
Tato kniha vás motivuje k tomu, abyste Allenův systém vyzkoušeli už během čtení. Provází vás jednotlivými kroky, upozorňuje na nesnáze, se kterými se můžete potkat a dává tipy, jak celé proces práce s workflow, jehož diagram si můžete prohlédnout níže, co nejlépe zvládnout.
Možná vám tento obrázek dává smysl, ale můžu vás ujistit, že ho skutečně doceníte teprve až si o něm přečtete všechny detaily.
Tato kniha je jedna z těch, které bych doporučila skutečně přečíst, nejen nastudovat něčí kondenzované shrnutí. Pokud to ale není téma, kterému byste se nyní chtěli věnovat, odneste si prosím z tohoto článku alespoň jednu základní ale skvělou techniku:
Pokud jde nějaký úkol zvládnout za méně než 2 minuty, udělejte ho IHNED.
Osvojte si toto pravidlo a uvidíte, že počet úkolů, na které musíte myslet a strkat je před sebou, dramaticky klesne. Tak ať máte odteď co nejvíc hotovo!
Sám jsem si to pravidlo dvou minut nastavil před nedávnem a je opravdu skvělé! Když můžu menší úkol okamžitě vypustit z hlavy, ušetří to spoustu času a kapacity myslet na něco jiného. Většina lidí se stejně nad tím v mysli vrací anebo si to zapíše na seznam a to je ta brzda 😁 Knihu si přečtu 👍